În cazul unui control efectuat de ITM, există obligația de a pune la dispoziția inspectorilor o serie de documente și informații necesare controlului sau, după caz, pentru cerceterea unor anumite evenimente. Conform legii, nerespectarea acestei obligații constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei (Legea nr. 108/1999).
1. Documente generale ale firmei:
– registrul unic de control;
– actele constitutive ale societății: contract de societate, statutul societății, certificatul de înmatriculare la registrul comerțului, actele adiționale de modificare și completare a actelor constitutive;
– procura notarială de împuternicire pentru reprezentantul angajatorului, dacă este cazul.
2. Documentele generale care reflectă relațiile de muncă ale angajatiilor:
– contractele individuale de muncă;
– copie a contractului individual de muncă, păstrată la locul în care salariatul își desfășoară activitatea;
– actele adiționale de modificare a contractelor de muncă;
– deciziile emise de angajator – suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă, majorarea salariului, etc;
– fișele de aptitudini care atestă faptul că persoană în cauza este aptă pentru prestarea acelei munci;
– informarea ITM despre faptul că unitatea utilizează frecvent muncă de noapte (după caz);
– programarea efectuării concediului de odihnă;
– structura de personal a societății/organigramă societății;
– regulamentul intern;
– contractul colectiv de muncă, dacă este cazul;
– foile colective de prezența;
– statele de plata a salariilor;
– evidență orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de începere și de sfârșit ale programului de lucru (conform art. 119 din Codul muncii);
– evidență orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat mobil, cu muncă la domiciliu sau telesalariat, în condițiile stabilite cu salariații prin acord scris, în funcție de activitatea specifică desfășurată de către aceștia.
(Legea nr. 53/2003 – Codul muncii)
– registrul general de evidență a salariaților în format electronic;
– contractul de prestări servicii încheiat cu prestatorul în domeniul ReviSal, împuternicirea persoanei desemnate să transmită datele ReviSal și înregistrarea la ITM a acestuia (în funcție de caz);
– dosarele de personal ale salariaților.
(H.G. nr. 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților)
3. Documentele de protecție a maternității la locurile de muncă:
– actele prin care angajatorul a fost înștiințat de salariată că se află într-o situație dintre cele avute în vedere de OUG nr. 96/2003;
– raportul privind evaluarea riscurilor pentru securitatea sau sănătatea salariatelor gravide, lăuze sau care alăptează și a repercusiunilor asupra sarcinii ori alăptării;
– adresa prin care a fost înștiințat medicul de medicină a muncii și I.T.M. despre faptul că o salariată se află într-una din situațiile avute în vedere de Ordonanță;
– actele prin care, în urmă recomandărilor efectuate de medicul de medicină a muncii, a fost modificat locul de muncă al salariatei (dacă este cazul);
– actele prin care medicul de medicină a muncii stabilește intervalul de timp la care este necesară schimbarea poziției de lucru, perioadele de activitate, respectiv durata perioadelor de repaus în poziția șezândă sau pentru mișcare;
– foile colective de prezența și statele de plata a salariilor din care să rezulte reducerea normală a timpului de lucru, conform recomandării medicului de familie;
– actele privind modificarea locului de muncă al salariatelor gravide, lăuze sau care alăptează, care desfășoară în mod curent muncă cu caracter insalubru sau greu de suportat;
– actele privind încetarea raporturilor de muncă.
(O.U.G. nr. 96/2003 privind protecția maternității la locurile de muncă)
4. Documentele conform Legii nr. 202/2002 privind egalitatea de șanse și tratament:
– modul de organizare al examenului sau concursului și selecția candidaților pentru ocuparea posturilor din sectorul public sau privat; – încheierea, modificarea, executarea, suspendarea și încetarea raporturilor de muncă sau de serviciu; – stabilirea sau modificarea atribuțiilor din fișa postului; – stabilirea remunerației; – beneficii, altele decât cele de natură salarială și măsuri de protecție și asigurări sociale; – informarea și consilierea profesională, programe de inițiere, calificare, perfecționare, specializare și recalificare profesională; – evaluarea performanțelor individuale; – promovarea profesională; – aplicarea măsurilor disciplinare; – dreptul de aderare la sindicat și accesul la facilitățile acordate de acesta; – proba modului de exercitare a dreptului salariatei/salariatului revenite/revenit după concediul de maternitate, concediul de creștere a copilului, concediul de îngrijire a copilului cu dizabilități sau a concediului paternal de la un program de reintegrare profesională, de minimum 5 zile lucrătoare; – alte condiții de prestare a muncii, având în vedere relațiile de muncă.
Documentele privind securitatea și sănătatea în muncă
5. Organizarea activității de SSM:
– certificatul constatator – autorizarea de funcționare în domeniul SSM pentru activitățile desfășurate;
– contractul colectiv de muncă, care să conțînă: alegerea și numărul reprezentanților lucrătorilor cu răspunderi specifice în domeniul SSM (sau RI, ROF), stabilirea numărului de CSSM-uri din întreprinderile dispersate teritorial (sau RI, ROF), modalitatea de desemnare a reprezentanților lucrătorilor în CSSM (sau RI, ROF);
– regulamentul intern, care să conțînă: activitățile de prevenire și protecție pentru efectuarea cărora serviciul intern de prevenire și protecție are capacitate și mijloace adecvate (sau ROF), reguli privind instruirea și însoțirea persoanelor aflate în întreprindere cu permisiunea angajatorului (sau ROF);
– organigramă, din care să rezulte (după caz) organizarea, în subordinea directă a angajatorului, că o structura distinctă, a serviciului intern de prevenire și protecție;
– contractele individuale de muncă, ce conțîn drepturile și obligațiile părților privind securitatea și sănătatea în muncă;
– fișele postului, ce conțîn: atribuțiile și răspunderile ce le revin lucrătorilor în domeniul SSM, iar în cazul lucrătorului desemnat;
– decizii ale angajatorului: decizie desemnare lucrător (lucrători/serviciu intern de prevenire și protecție) pentru a se ocupă de activitățile de protecție și prevenire a riscurilor profesionale, decizie de desemnare a membrilor CSSM;
– contract cu serviciul extern de prevenire și protecție (după caz), ce conține cel puțîn: activitățile de prevenire și protecție care vor fi desfășurate de către serviciul extern de prevenire și protecție, modul de colaborare cu lucrătorii desemnați/serviciul intern de prevenire și protecție și/sau cu alte servicii externe de prevenire și protecție, clauze privind soluționarea litigiilor apărute între părți;
– diplome/certificate pentru lucrător desemnat: diplomă studii postliceale tehnice și certificat de absolvire curs SSM de cel puțîn 80 de ore;
– diplome/certificate pentru conducător serviciu intern de prevenire și protecție: diplomă studii superioare tehnice, certificat de absolvire curs postuniversitar de evaluare a riscurilor de cel puțîn 180 de ore și certificat de absolvire curs SSM de cel puțîn 80 de ore;
– documentele Comitetului de Sănătate și Securitate în Muncă;
– actele de desemnare a lucrătorilor responsabili PSI;
– fișele de identificare a factorilor de risc profesional, pentru medicul de medicină a muncii;
– fișe de aptitudini eliberate de medicul de medicină a muncii;
– categorii de materiale igienico-sanitare acordate.
6. Instruirea lucrătorilor în domeniul SSM:
– programele de instruire – testare pentru conducătorii locurilor de muncă;
– programele de instruire – testare pentru lucrători;
– tematici de instruire pe faze, teste de verificare;
– instrucțiuni proprii privind instruirea în domeniul SSM;
– instrucțiuni proprii de securitate și sănătate în muncă;
– instrucțiuni pentru a da lucrătorilor posibilitatea să oprească lucrul și/sau să părăsească imediat locul de muncă și să se îndrepte spre o zona sigură, în caz de pericol grav și iminent;
– fișe de instruire individuală (pentru fiecare lucrător);
– fișe de instruire colectivă (pentru lucrătorii care prestează servicii și pentru vizitatori);
– instruirea specifică a lucrătorilor în caz de pericol grav și iminent.
7. Evidente și rapoarte:
– evidență accidentelor de muncă ce au că urmare incapacitate temporară de muncă mai mare de 3 zile de lucru, a accidentelor ușoare, a bolilor profesionale, a incidentelor periculoase, precum și a accidentelor de muncă;
– evidență zonelor cu risc ridicat și specific;
– evidență zonelor care necesită semnalizare de securitate și sănătate în muncă, stabilirea tipului de semnalizare necesar și amplasarea;
– evidență meseriilor și a profesiilor prevăzute de legislația specifică, pentru care este necesară autorizarea exercitării;
– evidență posturilor de lucru care necesită examene medicale suplimentare;
– evidență posturilor de lucru care, la recomandarea medicului de medicină a muncii, necesită testarea aptitudinilor și/sau control psihologic periodic;
– evidență monitorizării funcționarii sistemelor și dispozitivelor de protecție, a aparaturii de măsură și control, precum și a instalațiilor de ventilare sau a altor instalații pentru controlul noxelor în mediul de muncă;
– evidență verificării stării de funcționare a sistemelor de alarmare, avertizare, semnalizare de urgență, precum și a sistemelor de siguranță;
– evidență informarilor angajatorului asupra deficiențelor constatate în timpul controalelor efectuate la locul de muncă și propunerea de măsuri de prevenire și protecție;
– evidență echipamentelor de muncă și urmărirea că verificările periodice și, dacă este cazul, încercările periodice ale echipamentelor de muncă să fie efectuate de persoane competențe, conform prevederilor H.G. nr. 1.146/2006;
– evidență echipamentelor individuale de protecție necesare pentru posturile de lucru din întreprindere și întocmirea necesarului de dotare a lucrătorilor cu echipament individual de protecție, conform prevederilor H.G. nr. 1.048/2006;
– evidență urmăririi întreținerii, manipulării și depozitării adecvate a echipamentelor individuale de protecție și a înlocuirii lor la termenele stabilite, precum și în celelalte situații prevăzute de H.G. nr. 1.048/2006;
– evidență urmăririi realizării măsurilor dispuse de către inspectorii de muncă, cu prilejul vizitelor de control și al cercetării evenimentelor;
– rapoarte pentru autoritățile competențe privind accidentele de muncă;
– raport pentru CSSM care cuprinde situația securității și sănătății în muncă, acțiunile care au fost întreprinse și eficientă acestora în anul încheiat, precum și propunerile pentru planul de prevenire și protecție ce se vor realiza în anul următor (transmis ulterior ITM).
8. Documente referitoare la accidente de muncă:
– proces-verbal pentru modificarea stării de fapt rezultate din producerea unui eveniment, după caz; – decizie de numire a comisiei de cercetare a evenimentului care produce incapacitate temporară de muncă; – proces-verbal privind rezultatul cercetării evenimentului; – dosar de cercetare a evenimentului; – FIAM; – registrul unic de evidență a accidentaților în muncă; – registrul unic de evidență a incidentelor periculoase; – registrul unic de evidență a accidentelor ușoare; – registrul unic de evidență a accidentaților în muncă ce au că urmare incapacitate de muncă mai mare de 3 zile de lucru.
Articol oferit de Cristina Vintilă - expert contabil și owner CV Expert Contabil
Mai multe detalii la acest link: https://www.dynamic-connections.eu/team/cv-expert-contabil
Commentaires